Netsis e-defter uygulaması,
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan Elektronik Defter Genel Tebliği gereklerini yerine getirerek onay almış ilk yazılımdır.
e-Defter uygulaması ile; Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince zorunlu defterler (ilk aşamada yevmiye defteri ile büyük defter), duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik ortamda kaydedilmektedir. Defter bastırma zorunluluğu ortadan kalkmaktadır. Defterlerin kaynağının doğruluğu, sonradan değiştirilmediği ve bütünlüğü, e-imza/mali mühür ve başkanlık beratı ile garanti altına alınmaktadır.
e-defter uygulamasından yararlanmak için;
Gelir İdaresi Başkanlığına başvurulması, gerçek kişilerin elektronik sertifika (e-imza), tüzel kişilerin ise mali mühür temin etmeleri,
Kamu sertifikasyon Merkezinden zaman damgası uygulamasının yüklenmesi,
Uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olunması (Netsis paketlerinin güncel sürümlerine geçilmesi) gerekmektedir.
Netsis e-defter uygulaması ile;
Aylık olarak e-defterin xml formatında oluşmasına olanak tanır. E-defter dosyası ile birlikte, defterin bütünlüğünü garantileyen imzalanmış/mühürlenmiş bir berat dosyası da oluşur. (Bu dosyada defterin içeriği yer almamaktadır).Oluşan dosyaların içeriği kontrol amaçlı olarak görüntülenebilir ve eksik veya yanlış bilgi varsa, kayıtlar düzeltildikten sonra, istenen sayıda tekrar oluşturulabilir. Kontrol tamamlandıktan ve kayıtların doğruluğu kullanıcı tarafından onaylandıktan sonra, sadece berat dosyası başkanlığa iletilerek başkanlık tarafından damgalanır. Bu aşamadan sonra ilgili döneme
ait defteri yeniden oluşturmak mümkün olmayacaktır. E-defterin içeriği başkanlığa iletilmemektedir. Başkanlık tarafından damgalanan berat dosyası, ilişkili olduğu e-defter dosyası ile birlikte, istendiği zaman ibraz edilmek üzere saklanır.
e-defter için oluşturulacak olan XML dosyasında gerekli olan, mükellef bilgileri, Düzenleyen Bilgileri ve YMM bilgilerinin girişi için “Mükellef ve Düzenleyen Bilgileri” ekranı kullanılmalıdır.
Bu ekrandaki tüm bilgilerin eksiksiz olarak girilmiş olması gerekmektedir. Dönem başlangıç ve bitiş tarihi olarak mali yıl bilgileri girilmelidir. Faliyet konusu alanınada firmanın çalışmalarının gelir idaresinde tanımlanmış olan faliyet kodu bilgisi girilmelidir. Defterlerin imzalanmasında kullanılacak olan mühür bilgisi servis klasöründeki efaturaayarlar.exe ile yapılmalıdır.
E-defter oluşturma işleminden önce kağıda basılma işleminde yapılan kontrollerin aynen yapılıp defter basılmasına karar verildiği zaman e-defter hazırlık işlemi çalıştırılmalıdır. Bu işlem ile e-defter xml standartının istediği bilgiler oluşturulmaktadır. Ekranda yıl ve ay bilgisi ile birlikte “defter dosyasının bölünme sayısı” da sorulmaktadır. Gelir idaresi oluşacak olan e-defter lerin boyutunun 200 mb.ı geçmemesini istemektedir. Bu durumdalarda e-defter oluşturma işleminde uyarı verilmektedir. Bu uyarı alındığında hazırlık işlemi tekrar çalıştırılmalıdır ve oluşan dosyanın boyutuna göre 200 mb.ı geçmeyecek şekilde bölünme değeri girilebilir. Dosya boyutu aşılmıyorsa 1 olarak bırakılabilir.
E-Defter Oluşturma Yalın bir yaklaşımla tasarlanan e-defter oluşturma ekranında kullanıcıların hata yapmasını engellemek ve gerekli olan tüm kayıtların aynı anda oluşmasını sağlamak hedeflenmiştir. E-defter oluşturma ekranında istenilen ayı seçip e-defter oluştur işlemini çalıştırılması yeterli olacaktır. Bu işlem sırasıyla belirtilen standartlarda defterleri oluşturacak, daha sonra oluşan bu defterleri imzalayacak, imzalanmış defterlerin beratlarını oluşturup Gelir idaresinin portalına yüklenmeye hazır hale getirecektir. İşlem tamamlandığında oluşan defterler ve gelir idaresine gönderilecek olan berat dosyaları “E-Defter Listesi” ekranında izlenebilecektir.
Kullanıcı oluşturulmuş olan defterleri, “defter XML Göster” seçeneği ile inceleyebilir, incelemelerini tamamladıktan sonra gelir idaresinin edefter uygulamasına berat dosyaları yükleyebilmek için “defter zip dosyası indir” işlemi çalıştırabilir veya son işlem olarakta gelir idaresinin uygulamasından onaylanmış berat dosyalarının mevcut defterleriyle ilişkilendirilmesini “defter onay yükle” işlemi ile saklayabilir.
